El estado de resultados, también llamado estado de pérdidas y ganancias o P&L (por sus siglas en inglés), muestra cuánto vendió su negocio, cuánto gastó y cuánto le quedó durante un período. Ese período suele ser un mes, un trimestre o un año. Es uno de los informes más útiles para el dueño de un negocio pequeño, y es más sencillo de lo que parece. Aquí le explicamos cada parte con palabras claras.
Las partes principales del estado de resultados
La mayoría de estos informes siguen el mismo orden, de arriba hacia abajo.
Ingresos
Los ingresos, también llamados ventas, son el dinero que su negocio ganó al vender productos o servicios durante el período. Es la primera línea del informe. Según cómo se lleve su contabilidad, puede incluir lo que usted facturó aunque el cliente todavía no le haya pagado, o solo el dinero que de verdad recibió.
Costo de ventas
El costo de ventas (en inglés, cost of goods sold o COGS) es el costo directo de lo que usted vendió. Si su negocio vende productos, incluye cosas como el inventario y los materiales. En algunos negocios de servicios, puede incluir la mano de obra o los subcontratistas de trabajos específicos. No todos los negocios tienen esta sección.
Utilidad bruta
La utilidad bruta es lo que queda de los ingresos después de restar el costo de ventas. Le dice cuánto le queda de sus ventas después de pagar lo que entró directamente en ellas. Con ese dinero se cubre todo lo demás.
Gastos operativos
Los gastos operativos son los costos de mantener el negocio funcionando que no dependen de una venta en particular. Aquí suelen ir la renta, el software, los seguros, el teléfono, la publicidad, los artículos de oficina y muchos costos de nómina. En un informe bien llevado, estos gastos se agrupan en categorías claras para que usted vea a dónde se va el dinero.
Utilidad neta
La utilidad neta es lo que queda después de restar todos los gastos a los ingresos. Es el resultado final. Si el número es positivo, el negocio tuvo ganancia en el período. Si es negativo, tuvo pérdida.
Un ejemplo sencillo
Veamos un ejemplo. Son cifras de ejemplo; no corresponden a un cliente.
Supongamos que un negocio tuvo $24,500 de ingresos en el mes. Sus gastos totales del mes, sumando el costo de ventas y los gastos operativos, fueron $17,250. La utilidad neta del mes es $24,500 menos $17,250, es decir, $7,250.
Ese número ya dice algo útil: el negocio se quedó con un poco menos de 30 centavos de cada dólar que entró ese mes. Pero las preguntas más útiles salen de mirar el detalle. ¿Qué gastos forman esos $17,250? ¿Alguno creció más rápido que las ventas? ¿Los $7,250 son lo normal o fue un mes fuera de lo común?
Qué revisar mes a mes
Un solo estado de resultados es como una foto. Comparar varios meses le muestra la historia completa. Vale la pena fijarse en:
- Cómo se mueven los ingresos. ¿Suben, se mantienen o cambian según la temporada? ¿Hay meses que siempre son más flojos?
- La utilidad bruta. Si las ventas suben pero la utilidad bruta no sube al mismo ritmo, puede que sus costos directos estén aumentando.
- Gastos que se disparan. Si una categoría de gastos de pronto se duplica, vale la pena preguntar por qué. A veces es una compra de una sola vez. Otras veces es un costo que ha ido subiendo poco a poco.
- La utilidad neta a lo largo del tiempo. Un mes flojo es normal. Una tendencia a la baja, mes tras mes, merece una revisión más de cerca.
- Lo que no cuadra. Una categoría vacía o un número extraño puede indicar que un movimiento se registró en el lugar equivocado.
Las preguntas que le ayuda a hacerse
Lo más valioso de este informe es la conversación que abre. Revisarlo cada mes le puede ayudar a preguntarse:
- ¿Mis precios cubren mis costos?
- ¿Qué gastos puedo reducir y cuáles ayudan a que el negocio crezca?
- ¿Me alcanza para contratar a alguien, comprar equipo o aceptar un proyecto nuevo?
- ¿Estoy apartando lo suficiente para los impuestos, según lo que gana el negocio?
- ¿Este mes fue normal o algo cambió?
Tenga en cuenta que la utilidad no es lo mismo que el dinero en el banco. El informe puede mostrar ganancia aunque el efectivo esté apretado; por ejemplo, cuando hay clientes que todavía no le han pagado o cuando usted hizo un pago de un préstamo. Por eso ayuda revisar sus informes con alguien que se los pueda explicar.
El informe es tan bueno como la contabilidad que lo respalda
El estado de resultados se arma con la información de su contabilidad. Si faltan movimientos, están mal clasificados o llevan meses de atraso, el informe no va a reflejar lo que de verdad pasó. Una contabilidad ordenada y al día es lo que le permite confiar en el informe y usarlo para tomar decisiones.
Con nuestro servicio de contabilidad mensual, mantenemos sus cuentas organizadas, preparamos informes financieros regulares y le ayudamos a entender lo que significan los números para su negocio. La contabilidad mensual cuesta desde $200 al mes, y la suscripción de QuickBooks se paga aparte.
Revisemos juntos sus números
Si tiene un estado de resultados y no sabe bien cómo leerlo, o si todavía no recibe uno, con gusto lo conversamos. Le explicamos sus números en español o en inglés. Escríbanos para empezar la conversación.
Preguntas sobre este tema
¿El estado de resultados es lo mismo que el estado de pérdidas y ganancias?
Sí. Son dos nombres para el mismo informe. En inglés se le dice profit and loss statement, P&L o income statement. Muestra los ingresos, los gastos y la utilidad neta de un período.
¿Por qué el informe dice que tuve ganancia si casi no tengo dinero en el banco?
Porque la utilidad y el efectivo se miden de forma distinta. Las facturas que sus clientes aún no pagan, los pagos de préstamos, las compras de inventario y el dinero que usted retira del negocio pueden afectar su efectivo sin coincidir con la utilidad del informe. Revisarlo junto con el balance general y los movimientos del banco le da una imagen más completa.
¿Cada cuánto debo revisar mi estado de resultados?
Para la mayoría de los negocios pequeños, una vez al mes es un buen hábito. Así puede notar los cambios a tiempo y comparar un mes con otro mientras todavía recuerda los detalles.
¿Me pueden explicar los informes en español?
Sí. Kirby habla español e inglés con fluidez, así que puede hacer preguntas y revisar sus informes en el idioma que prefiera.
Escrito por el equipo de Choice Business Advisors, una firma de contabilidad, impuestos y asesoría con sede en Utah que atiende a pequeños negocios en todo Estados Unidos, en español e inglés.