Contabilidad para restaurantes y food trucks

Un restaurante o un food truck maneja muchísimos movimientos. Cada día hay ventas en la caja, efectivo en el cajón y pedidos de aplicaciones de entrega. Cada semana llegan facturas de proveedores, nómina y propinas. Los márgenes suelen ser apretados, así que las fugas pequeñas cuentan. La contabilidad mensual convierte todo ese movimiento en números que usted puede usar. Aquí le explicamos qué tiene de especial la contabilidad para restaurantes y food trucks y cómo Choice Business Advisors puede ayudarle, en español o en inglés.

Ventas que llegan por varios lados

Las ventas de un solo día pueden entrar por varios canales:

• Ventas con tarjeta en su sistema de punto de venta (POS)
• Ventas en efectivo
• Pedidos de aplicaciones de entrega a domicilio
• Pagos por eventos y catering, algo común en los food trucks

Cada uno llega al banco de forma distinta. El procesador de tarjetas deposita las ventas después de quitar sus comisiones, a veces uno o dos días más tarde. Las aplicaciones de entrega suelen pagar con su propio calendario, ya descontadas sus comisiones y cargos. El efectivo hay que contarlo y depositarlo.

Por eso el depósito del banco casi nunca coincide con el reporte de ventas del mismo día. Una buena contabilidad conecta las dos cosas: cada mes compara los reportes de ventas del POS y de las aplicaciones con lo que de verdad llegó al banco, y registra las comisiones como gastos. Así usted ve con claridad cuánto vendió, cuánto le costó cobrarlo y cuánto le quedó.

El efectivo requiere un cuidado especial. Un registro diario de ventas en efectivo y depósitos, aunque sea sencillo, le ayuda a notar cuando algo no cuadra.

El impuesto sobre las ventas que usted cobra no es ingreso suyo

Cuando cobra impuesto sobre las ventas, una parte de lo que paga el cliente no le pertenece. Usted la guarda hasta entregarla a la autoridad que corresponde. En sus libros, ese impuesto debe registrarse aparte de las ventas, para que sus ingresos no se vean inflados y sepa cuánto tiene apartado para pagar. Cómo se aplica el impuesto sobre las ventas depende de dónde vende y de qué vende, así que conviene confirmar los detalles para su negocio.

Costo de alimentos y facturas de proveedores

El costo de alimentos es lo que gasta en los ingredientes de lo que vende. Junto con la mano de obra, suele ser uno de los gastos más grandes.

Comparar el costo de alimentos con las ventas le muestra si los precios de su menú van al paso. Si las compras de comida suben más rápido que las ventas, algo cambió: un proveedor subió sus precios, las porciones crecieron o hay más desperdicio. Con los libros al día, usted lo nota a tiempo.

Las facturas de proveedores son el punto de partida del costo de alimentos. Muchos negocios compran a varios proveedores, a crédito, con tarjeta o en efectivo. Algunas costumbres ayudan:

• Guardar cada factura y nota de entrega, y anotar los créditos por productos devueltos o dañados
• Separar las compras de comida y bebidas de los desechables, los productos de limpieza y el equipo
• Revisar los estados de cuenta de los proveedores contra sus registros, para que nada se pague dos veces ni se quede sin pagar

Propinas y nómina

Las propinas agregan un paso más a la nómina de un restaurante. Las propinas con tarjeta se cobran junto con la venta y pasan por su cuenta de banco antes de llegar a su personal. Las propinas en efectivo se manejan en el momento. En los dos casos, deben quedar en los registros de nómina y llevarse con cuidado. Las reglas sobre propinas tienen detalles importantes, así que ayuda tener la nómina bien configurada desde el principio.

Una nómina en orden muestra los sueldos, las propinas y los impuestos de cada periodo de pago, y se conecta con sus libros para que el costo de la mano de obra quede claro. Ver cada mes la mano de obra junto con el costo de alimentos le ayuda a decidir horarios y precios. Choice también ofrece apoyo con la nómina si quiere ayuda para configurarla o mantenerla en orden.

Con márgenes apretados, los números de cada mes importan

Con márgenes apretados, esperar al final del año para ver sus números es demasiado tarde. Un mes flojo, un proveedor que sube sus precios o comisiones más altas pueden comerse la ganancia de un mes. Con la contabilidad mensual usted puede ver:

• Las ventas de cada mes y cómo se comparan con el mes anterior y con el año pasado
• El costo de alimentos y de mano de obra comparado con las ventas
• Las comisiones de las aplicaciones de entrega y del procesamiento de tarjetas
• Si el negocio está ganando dinero después de pagar todo

Además, si las ventas, las compras y la nómina se registran durante el año, hay menos que reconstruir al preparar su declaración de impuestos.

Cómo trabaja Choice con restaurantes y food trucks

Choice Business Advisors tiene su sede en Utah y trabaja a distancia con pequeños negocios en todo Estados Unidos. Atendemos en español y en inglés, así que usted o su gerente pueden preguntar en el idioma que prefieran. Kirby trabaja con los clientes en contabilidad, informes y dudas del negocio. Noah se enfoca en la preparación y revisión de impuestos.

La contabilidad mensual cuesta desde $200 al mes, y la suscripción de QuickBooks se paga aparte. El precio depende del trabajo necesario, por ejemplo cuántos canales de venta y cuántas cuentas maneja. Si tiene la contabilidad atrasada, el servicio para ponerla al día empieza en $200.

Hablemos de su negocio

Ya sea que tenga un comedor o un food truck, tener números claros cada mes facilita decidir el siguiente paso. Cuéntenos cómo funciona su negocio hoy y qué se le hace difícil llevar al día. Escríbanos en español o en inglés y vemos juntos qué le puede ayudar.

Escrito por el equipo de Choice Business Advisors, una firma de contabilidad, impuestos y asesoría con sede en Utah que atiende a pequeños negocios en todo Estados Unidos, en español e inglés.