Contabilidad atrasada: cómo poner sus cuentas al día

Poner al día la contabilidad atrasada significa ordenar y completar los registros financieros de un negocio cuando se han quedado atrás. A veces son unos cuantos meses sin registrar. Otras veces es un año o más. En cualquier caso, la meta es la misma: tener cuentas correctas y organizadas que muestren lo que de verdad pasó en el negocio, y un plan para mantenerlas al día de aquí en adelante.

Por qué se atrasa la contabilidad

Atrasarse con la contabilidad es muy común y no significa que usted haya hecho algo mal. La mayoría de los dueños está ocupada atendiendo a sus clientes y haciendo el trabajo del negocio. La contabilidad se deja para después, y ese después se va alargando.

Algunas razones frecuentes:

• El negocio creció más rápido que la forma en que se llevaban las cuentas.
• La persona que llevaba los libros se fue o dejó de hacerlo.
• Los gastos personales y los del negocio se mezclaron en las mismas cuentas.
• Se instaló un programa de contabilidad, pero nunca hubo tiempo para aprender a usarlo ni para mantenerlo al día.
• Una temporada de mucho trabajo se convirtió en un año entero.

Mientras más tiempo pasa, más pesado parece empezar. Pero una contabilidad atrasada se puede poner al día paso a paso.

Qué incluye ponerse al día

Cada caso es distinto, pero el trabajo suele seguir los mismos pasos generales.

1. Reunir estados de cuenta y documentos

Lo primero es juntar lo necesario: estados de cuenta del banco, de las tarjetas de crédito y de los préstamos, reportes de las plataformas de pago y los recibos o facturas que tenga. Si sus cuentas se pueden conectar al programa de contabilidad, parte de la información puede entrar directamente. Muchas veces es una combinación de las dos cosas.

2. Clasificar los movimientos

Cada movimiento se registra en la categoría que le corresponde: ventas, materiales, renta, gasolina, software, etcétera. Así es como una larga lista de movimientos del banco se convierte en información que usted puede leer. Algunos movimientos necesitan una pregunta rápida al dueño, como para qué fue un pago o si una compra fue personal.

3. Conciliar las cuentas

Conciliar significa comprobar que la contabilidad coincide con los estados de cuenta del banco y de las tarjetas, mes por mes. Si el estado de cuenta dice que la cuenta cerró el mes con cierto saldo, la contabilidad debe decir lo mismo. Así se detectan los movimientos que faltan o que están duplicados.

4. Limpiar y corregir

Una contabilidad que lleva tiempo sin revisarse a veces tiene problemas que hay que resolver: movimientos duplicados, gastos en la categoría equivocada, saldos viejos que nunca se aclararon o gastos personales mezclados. Esta limpieza los corrige para que los informes sean confiables.

Al terminar, usted tiene informes financieros, como el estado de resultados y el balance general, que reflejan el período que estaba atrasado.

En qué le ayuda tener las cuentas al día

Tener la contabilidad al día facilita varias cosas. Preparar los impuestos es más sencillo cuando los números ya están ordenados. Puede ver cómo le fue realmente al negocio en los meses que no estaba revisando. Y si necesita estados financieros para un banco, un socio o sus propios planes, ya los tiene.

También da tranquilidad. Es más fácil tomar decisiones cuando sabe cómo está su negocio de verdad.

De ponerse al día a la contabilidad mensual

Ponerse al día resuelve el pasado. La contabilidad mensual ayuda a que no vuelva a pasar.

Una vez que las cuentas están al día, el paso más natural es mantenerlas así, mes a mes. Con la contabilidad mensual, los movimientos se registran y se concilian con regularidad, usted recibe informes financieros y tiene a quién preguntarle cuando un número no le cuadra. Mantener las cuentas al día da mucho menos trabajo que reconstruirlas después de un año.

Esa es la relación que nos gusta construir con nuestros clientes: ponemos todo en orden una vez y, de ahí en adelante, lo mantenemos en orden juntos.

Contabilidad atrasada con Choice

En Choice Business Advisors, el servicio de contabilidad atrasada cuesta desde $200. El precio final depende de cuánto atraso haya, de cuántas cuentas y movimientos se trate y de cuánta limpieza haga falta. Conversamos sobre su situación y acordamos el alcance y el precio antes de empezar. Puede ver nuestros otros servicios y precios iniciales en la página de asesoría e impuestos.

No necesita tener todo resuelto para comunicarse con nosotros. Basta con una idea general de cuántos meses de atraso tiene y qué cuentas usa el negocio.

Hablemos de cómo ponerse al día

Si su contabilidad está atrasada y no sabe por dónde empezar, conversemos. Podemos ver cómo están las cosas y explicarle los pasos con palabras claras, en español o en inglés. Escríbanos para empezar.

Escrito por el equipo de Choice Business Advisors, una firma de contabilidad, impuestos y asesoría con sede en Utah que atiende a pequeños negocios en todo Estados Unidos, en español e inglés.