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Si pudiéramos pedirle a cada cliente nuevo una sola cosa antes de empezar, sería esta: abra una cuenta bancaria que se use solo para el negocio y deje de pasar gastos personales por ella. Toma una tarde. Es el único cambio que hace la contabilidad más barata, los impuestos más sencillos y la LLC digna de tenerse.
Lo que le cuesta mezclar
Cada transacción personal en una cuenta del negocio es una pregunta. ¿La compra del supermercado fue de insumos o de cena? ¿La transferencia a su cuenta personal fue sueldo, pago de un préstamo o reembolso de algo que compró con su propia tarjeta? Multiplíquelo por un mes y la contabilidad empieza clasificando en lugar de registrando, y ese tiempo lo paga usted.
En la temporada de impuestos el costo es más agudo. Los gastos del negocio pagados con una tarjeta personal se olvidan, y los gastos olvidados son deducciones que no tomó. Los gastos personales pagados desde la cuenta del negocio, si nadie los detecta, se convierten en deducciones que no debió tomar, que es lo primero que busca una auditoría.
Y si formó una LLC por protección, mezclar el dinero juega en su contra. La protección depende de que el negocio esté separado de usted; una cuenta compartida es evidencia de que no lo está. Mantener el dinero aparte es una de las formas más simples de mantener real esa separación.
Paso uno: la cuenta del negocio
Abra una cuenta de cheques a nombre del negocio. El banco le pedirá los documentos de la LLC y el EIN, o su registro y número de identificación fiscal si es propietario único. Luego mueva ahí todo lo relacionado con el negocio: los pagos de los clientes, la tarjeta registrada con los proveedores, las suscripciones de software, la cuenta donde deposita su procesador de pagos.
Desde ese día, la regla es simple. El dinero del negocio entra a esta cuenta y los gastos del negocio salen de ella, y nada más.
Paso dos: páguese a propósito
Los dueños mezclan cuentas porque necesitan dinero para vivir, y tomarlo a cuentagotas es más fácil que decidir. Decida. Una o dos veces al mes, transfiera un monto fijo de la cuenta del negocio a su cuenta personal y etiquételo. Para un propietario único o una LLC por defecto, esa transferencia es un retiro del dueño; no es un gasto del negocio y no paga impuestos por sí sola, porque la ganancia ya los pagó. En una corporación S, el pago del dueño pasa por nómina como salario, con distribuciones encima.
El hábito logra dos cosas. Sus gastos personales ahora salen de dinero personal, así que nunca tocan los libros. Y la línea de retiros en sus reportes le muestra con honestidad cuánto puede pagarle el negocio.
Paso tres: una tarjeta para el negocio
Una tarjeta de crédito o débito del negocio, usada para nada más, convierte cada recibo en un recibo del negocio. Guarde los recibos físicos, como fotos en su teléfono o en una carpeta, porque el estado de cuenta demuestra que pagó, y el recibo demuestra por qué.
Paso cuatro: los meses que ya están mezclados
Separar las cuentas hoy no arregla el año pasado. Si los meses anteriores están enredados, se ordenan una sola vez, como un trabajo de contabilidad atrasada, revisando los estados de cuenta y marcando cada transacción como del negocio, personal o retiro. Es un trabajo tedioso, y justamente por eso vale la pena pagar a alguien para que lo haga una vez en lugar de vivir con el problema.
Paso cinco: mantenga el hábito
Diez minutos por semana. Mire la cuenta del negocio, confirme que cada línea es del negocio y mueva cualquier gasto personal que se haya colado a su propia cuenta, con una nota. Con las cuentas limpias, la conexión bancaria a QuickBooks se vuelve la contabilidad, las preguntas mensuales se reducen a un puñado y el reporte de fin de mes es uno en el que puede confiar.
Por eso el primer punto de nuestra lista de salud financiera es una cuenta separada, y por eso la contabilidad mensual con Choice empieza preguntando si ya la tiene. Si todavía no, empiece por ahí, esta semana, y el resto se vuelve más fácil.
¿Tiene una pregunta sobre su propio negocio?
Cuéntenos a qué se dedica y qué necesita resolver. Lo conversamos y le preparamos una propuesta.
Preguntas sobre este tema
¿Necesito una LLC para abrir una cuenta bancaria del negocio?
No. Los propietarios únicos pueden abrir cuentas de negocio con su registro y su número de identificación fiscal. Si forma una LLC después, abre una cuenta a nombre de la LLC y traslada la actividad.
¿Un retiro del dueño es un gasto?
No. Reduce el efectivo y el capital del dueño en el negocio, pero no es un costo de operar el negocio y no reduce la ganancia que paga impuestos.
¿Y si ya pagué gastos del negocio con mi tarjeta personal este año?
Haga una lista con los recibos. Pueden registrarse como gastos pagados por el dueño y reembolsarse desde la cuenta del negocio, o tratarse como dinero que usted aportó al negocio.
Escrito por el equipo de Choice Business Advisors, una firma de contabilidad, impuestos y asesoría con sede en Utah que atiende a pequeños negocios en todo Estados Unidos, en español e inglés.