En este artículo
No necesita un título en contabilidad para saber si las finanzas de su negocio están sanas. Necesita respuestas honestas a veinte preguntas cortas. Recorra la lista de abajo, responda sí o no y fíjese en los noes. La mayoría de los negocios tiene varios; lo importante es verlos todos en un mismo lugar. La versión imprimible está en la página de la lista de salud financiera, donde puede marcar cada punto y guardar la lista como PDF.
Banco y registros
- El negocio tiene su propia cuenta bancaria y los gastos personales nunca pasan por ella.
- Cada compra del negocio se paga desde la cuenta o la tarjeta del negocio, no se reembolsa después de memoria.
- Los estados de cuenta del banco y de las tarjetas de cada mes de este año están guardados, descargados o en una carpeta que puede encontrar.
- El archivo contable (QuickBooks o el que use) cuadra con el saldo del banco, al centavo, al cierre del último mes.
Ingresos y facturas
- Sabe, sin consultarlo, aproximadamente cuánto vendió el mes pasado.
- Cada venta se factura o se registra el mismo día, incluidos los pagos en efectivo y con tarjeta que recibe en el momento.
- Sabe qué clientes le deben dinero ahora mismo y cuánto tiempo lleva cada saldo pendiente.
Gastos y cuentas por pagar
- Conoce sus tres costos mensuales más grandes y cuánto fue cada uno el mes pasado.
- Las cuentas recurrentes (renta, software, seguros, pagos de préstamos) están anotadas en algún lugar con sus fechas de vencimiento.
- Los recibos de las compras se guardan, como fotos o archivos, en un solo lugar que un contador podría encontrar.
Impuestos
- Las declaraciones del negocio y la personal del año pasado se presentaron a tiempo y tiene copias.
- Si hace pagos estimados de impuestos, sabe cuándo vence el próximo y aproximadamente el monto.
- Si cobra impuesto sobre ventas, el dinero cobrado está apartado y no mezclado con el dinero para gastar.
- Sabe cómo tributa su negocio: propietario único, sociedad, LLC por defecto o corporación S.
Nómina, si tiene empleados
- Cada persona que trabaja para usted está clasificada correctamente como empleado o contratista, y podría explicar por qué.
- Los impuestos de nómina se depositan y las presentaciones trimestrales y anuales salen a tiempo.
- La tarifa de pago, la fecha de inicio y el formulario de retención de cada empleado están archivados.
Reportes y decisiones
- Ve un estado de resultados de cada mes a las pocas semanas de que termine el mes.
- Conoce la diferencia entre la ganancia del mes pasado y el efectivo que realmente puede gastar.
- Cuando decide un precio, una contratación o una compra, primero mira un número, no solo su intuición.
Qué hacer con sus respuestas
Cuente los noes. De cero a tres significa que lo básico está en su lugar y el trabajo es mantenerlo así. De cuatro a ocho suele significar que un área está débil, casi siempre el grupo de banco y registros, y arreglar esa sola área facilita todo lo demás. Más de ocho es común en un negocio que creció más rápido que su papeleo, y es donde la contabilidad atrasada se gana su lugar.
Sea cual sea el conteo, empiece por el grupo de banco y registros. Una cuenta separada y un archivo contable conciliado son la base sobre la que descansan las otras dieciséis preguntas. Después mire los impuestos, porque las fechas perdidas cuestan dinero de verdad. Los reportes van al final, no porque importen menos, sino porque solo dicen algo cuando los registros detrás de ellos están bien.
Si prefiere repasar la lista con alguien, eso es lo que hacemos. Cuéntenos sobre su negocio en la página de contacto, en español o en inglés, y le diremos con honestidad por dónde empezar.
Preguntas sobre este tema
¿Cada cuánto debo revisar la lista?
Una vez por trimestre alcanza para la mayoría de los dueños. Las preguntas de banco y registros merecen una mirada rápida cada mes, porque ahí es donde empiezan los problemas.
¿Y si respondo que no a casi todo?
Es más común de lo que parece, sobre todo en un negocio que creció rápido. Empiece con una cuenta bancaria separada y un archivo contable conciliado; la contabilidad atrasada puede reconstruir los meses pendientes.
¿Necesito un contador para cerrar los huecos?
No para todos. Separar las cuentas, guardar los recibos y anotar las cuentas recurrentes son cosas que puede hacer esta semana. Conciliar los libros, los impuestos y la nómina son los puntos donde un contador le ahorra tiempo y errores.
Escrito por el equipo de Choice Business Advisors, una firma de contabilidad, impuestos y asesoría con sede en Utah que atiende a pequeños negocios en todo Estados Unidos, en español e inglés.