En este artículo
"Contabilidad en línea" suena a software. En la práctica significa un contador que trabaja con su negocio desde otro lugar, usando las mismas herramientas que usted ya lleva en el bolsillo. Así funciona en realidad, mes a mes, y esto es lo que necesita tener listo antes de empezar.
De dónde salen los registros
La mayor parte del trabajo empieza en el banco. QuickBooks Online se conecta a las cuentas bancarias y tarjetas del negocio y trae cada transacción automáticamente, así que nadie captura estados de cuenta a mano. Eso solo cubre casi todo lo que hace un negocio en un mes.
Lo que la conexión bancaria no puede mostrar es la historia detrás de una transacción: para qué fueron los $240 en la ferretería, de qué cliente vino el depósito, si el cargo del restaurante fue un almuerzo con un cliente o una cena en familia. Ahí entra usted, brevemente. Los recibos y documentos nos llegan como fotos por WhatsApp, como adjuntos por correo o en una carpeta compartida de Google Drive, lo que usted ya use. Para lotes grandes, como una pila de estados de cuenta para un trabajo de puesta al día, enviamos un enlace privado para subir archivos directo a nuestro espacio de trabajo.
No necesitamos que organice nada antes. Envíelo como venga.
Qué pasa durante el mes
Las transacciones se clasifican conforme llegan. Cuando una no está clara, va a una lista, y la lista le llega una sola vez, como un mensaje corto con todo lo que necesitamos, no una pregunta cada día. Usted responde con una frase por punto, y el mes cierra.
Al terminar el mes, cada cuenta bancaria y tarjeta se concilia, es decir, los libros se comparan línea por línea con el estado de cuenta hasta que cuadran al centavo. Ese paso es lo que hace confiables los números, y es el paso que falta cuando los libros se "llevan" pero nunca se concilian.
Cómo ve los resultados
De tres formas. Tiene su propio acceso al archivo de QuickBooks, así que puede mirar cuando quiera; el archivo pertenece a su negocio, no a nosotros. Recibe un reporte mensual, escrito para leerse: ventas, gastos, ganancia y efectivo, con una nota corta sobre lo que cambió. Y si quiere repasarlo, una llamada o una videollamada, en español o en inglés, es parte de la relación, no un extra.
Cómo se protege su información
Sus documentos van a nuestro propio espacio de trabajo privado y protegido con contraseña, no a una carpeta compartida ni a una bandeja pública. El acceso a su banco es de solo lectura a través de la conexión bancaria. Le pedimos no poner números de identificación fiscal ni datos bancarios en mensajes simples; los documentos que los contienen viajan como archivos, y para eso existe el enlace de carga. Nuestra página de privacidad describe el resto en lenguaje claro.
Qué necesita antes de empezar
Tres cosas, y solo la primera requiere algo de esfuerzo.
Una cuenta bancaria del negocio, separada de la personal. Si cada transacción del negocio pasa por ella, la conexión bancaria es la contabilidad y las preguntas mensuales se reducen casi a nada.
Una suscripción a QuickBooks Online, que se paga directamente a QuickBooks. Si no la tiene, configurarla es parte del inicio del trabajo.
Un teléfono con WhatsApp o correo, que ya tiene.
Si ya hay meses atrasados, no es razón para esperar; es donde la contabilidad atrasada va primero, y la rutina mensual empieza cuando el rezago está limpio.
¿La contabilidad en línea es solo para ciertos negocios?
No. Una compañía de limpieza, un contratista, un food truck, un consultor, un agente de bienes raíces y una tienda pequeña tienen la misma forma de mes: dinero que entra, dinero que sale, un estado de cuenta que tiene que cuadrar. El giro cambia cómo se llaman las categorías, no cómo se hace el trabajo. Lo que importa es que la persona que lo hace conozca su negocio, responda sus preguntas y le entregue números que pueda leer.
La contabilidad mensual con Choice empieza en $200 al mes, según sus ventas anuales, desde Utah, para pequeños negocios en cualquier parte de Estados Unidos. La página de contacto es el primer paso.
Preguntas sobre este tema
¿Tengo que reunirme en persona en algún momento?
No. Todo, desde la primera conversación hasta el reporte mensual, ocurre por teléfono, video, WhatsApp y documentos compartidos. Choice tiene su base en Utah y trabaja así con negocios de todo el país.
¿Y si no uso QuickBooks?
Configuramos un archivo de QuickBooks Online como parte del inicio del trabajo. Si tiene registros en otro lugar, traemos el historial que importa y arrancamos la conexión bancaria desde ahí.
¿Cuánto de mi tiempo toma cada mes?
Normalmente unos minutos: enviar los recibos conforme salen y responder una lista corta de preguntas. Conciliar, clasificar y reportar es nuestra parte.
Escrito por el equipo de Choice Business Advisors, una firma de contabilidad, impuestos y asesoría con sede en Utah que atiende a pequeños negocios en todo Estados Unidos, en español e inglés.