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La forma más fácil de prepararse para la declaración de impuestos de su negocio es guardar los documentos a medida que llegan, y no buscarlos todos en marzo. No hace falta un sistema complicado. Basta con saber de dónde vienen los documentos importantes y tener un lugar fijo para cada tipo. En esta guía los ordenamos según su origen, le sugerimos una forma sencilla de guardarlos durante el año y le explicamos cómo usar nuestra lista gratuita cuando llegue su cita.
Lo que viene del banco y de las tarjetas
Los estados de cuenta mensuales del banco, de las tarjetas de crédito y de los préstamos del negocio son la base de todo. Muestran cada dólar que entra y sale, y quien lleva su contabilidad los usa para conciliar las cuentas, es decir, para confirmar que lo registrado coincide con lo que de verdad pasó.
Casi siempre se pueden descargar en PDF desde la página del banco. Conviene hacerlo cada mes, porque algunos bancos solo dejan ver en línea los meses más recientes.
Lo que viene de sus ventas
Aquí entran los reportes de su punto de venta, las facturas que usted emite, los reportes de las aplicaciones de pago y de los procesadores de tarjetas, y un registro de las ventas en efectivo. Si clientes o plataformas de pago le envían formularios 1099, guárdelos aquí también: reportan pagos que le hicieron a usted.
El efectivo merece atención especial. Como no deja rastro en el banco hasta que se deposita, un registro diario sencillo, aunque sea en un cuaderno, evita dudas después.
Lo que viene de sus gastos
- Recibos y facturas de compras del negocio
- Facturas de renta, luz, agua, seguros, teléfono e internet
- Suscripciones, programas y honorarios de profesionales
- Lo que pagó a contratistas y los formularios W-9 que les pidió
Una foto clara del recibo sirve. Lo importante es que se lean la fecha, el proveedor y el monto, y que usted sepa para qué fue la compra. Si el recibo no lo dice, anótelo en la misma foto o en el nombre del archivo.
Lo que viene de la nómina y de los pagos de impuestos
Si tiene empleados, su proveedor de nómina genera un reporte de cada pago y resúmenes trimestrales y anuales. Guárdelos todos en el mismo lugar.
Si hizo pagos estimados de impuestos durante el año, guarde el comprobante de cada uno, con la fecha y el monto, porque quien prepara su declaración los necesita.
Lo que viene de las compras grandes
Si compró equipo, herramientas, computadoras, muebles o vehículos para el negocio, guarde la factura con la fecha y el precio, y los documentos del préstamo si lo financió. Si vendió algo o dejó de usarlo, anótelo también. Estas compras suelen afectar varias declaraciones, no solo la del año en que se hicieron.
Si usa un vehículo para el negocio, lleve un registro de millaje durante el año. Reconstruirlo meses después es mucho más difícil.
Una forma sencilla de guardar todo
No necesita un programa especial. Una carpeta en su computadora o en la nube, con una subcarpeta por mes, funciona muy bien:
- Al final de cada mes, descargue los estados de cuenta del banco y de las tarjetas.
- Pase a esa carpeta las fotos de los recibos del mes.
- Agregue los reportes de ventas y de nómina.
- Anote cualquier cosa fuera de lo normal, como una compra grande o un pago en efectivo.
Cuánto tiempo guardar cada documento depende de su situación, así que pregúntele a quien prepara su declaración. Lo que sí le podemos decir es que conviene guardar copias digitales ordenadas y no tirar nada antes de consultarlo.
Cuando llegue la temporada de impuestos, nuestra lista para su cita de impuestos le ayuda a revisar que tenga todo: marque cada documento a medida que lo encuentra y luego imprima la lista o guárdela como PDF. Si su contabilidad está al día con nosotros, buena parte de esto ya está hecho, porque los movimientos del banco y de las tarjetas se registran y concilian cada mes.
Hablemos de su negocio
Si prefiere dejar de juntar papeles a última hora, podemos ayudarle a organizar sus registros y a mantener sus cuentas al día cada mes. Escríbanos en español o en inglés, y lo conversamos.
Preguntas sobre este tema
¿Sirven las fotos de los recibos o tengo que guardar el papel?
Para llevar la contabilidad y preparar la declaración, por lo general sirven las fotos claras y los PDF. Si tiene dudas sobre algún documento en particular, pregúntele a quien prepara su declaración.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar mis documentos?
Depende del tipo de documento y de su situación, así que lo mejor es preguntarle a su preparador. Mientras tanto, guarde copias digitales ordenadas y no tire nada sin consultarlo.
¿Qué hago si me faltan estados de cuenta de meses anteriores?
Normalmente se pueden descargar desde la página del banco o pedírselos al banco. Si faltan muchos meses, puede ser una señal de que conviene poner la contabilidad al día antes de la temporada de impuestos.
Si ustedes llevan mi contabilidad, ¿igual tengo que guardar todo esto?
Mucho menos. Nosotros registramos y conciliamos cada mes los movimientos del banco y de las tarjetas. Usted sigue guardando los recibos y documentos que solo usted tiene, como las facturas de compras grandes o el registro de las ventas en efectivo.
Escrito por el equipo de Choice Business Advisors, una firma de contabilidad, impuestos y asesoría con sede en Utah que atiende a pequeños negocios en todo Estados Unidos, en español e inglés.