Qué llevar a su cita de impuestos: lista para dueños de negocio

Preparar una declaración de impuestos es mucho más sencillo cuando los documentos están reunidos con anticipación. Esta lista incluye lo que normalmente necesita un dueño de negocio para la declaración del negocio, la personal o las dos. No todo aplica a todos los negocios, y quien prepare su declaración puede pedirle algo específico para su caso. Las reglas y los montos cambian de un año a otro, por eso aquí nos enfocamos en qué reunir y no en límites ni fechas.

Empiece por la declaración del año pasado y los datos básicos

Tenga a la mano una copia de su declaración del año anterior, tanto la del negocio como la personal si presentó las dos. Ahí se ve cómo se reportó su negocio, aparece información que continúa de un año a otro (por ejemplo, equipo que se deduce a lo largo de varios años) y su preparador puede notar qué cambió. Si va a trabajar con un preparador nuevo, es uno de los documentos más útiles que puede llevar.

También conviene tener estos datos:

• El nombre legal del negocio y cómo está organizado: negocio de un solo dueño (sole proprietorship), LLC o corporación
• Cambios durante el año, como un socio nuevo, un cambio de local o un negocio que abrió o cerró
• Los datos de contacto de quien le ayude con sus finanzas, como su proveedor de nómina

Si también presenta su declaración personal

Muchos dueños reportan los ingresos del negocio en su declaración personal o la presentan junto con la del negocio. Para esa declaración, lleve también los formularios W-2 si usted o su cónyuge recibieron sueldo, otros formularios que le hayan llegado por intereses o cuentas de retiro, y la información de sus dependientes.

Registros de ingresos

Quien prepara su declaración necesita ver todo lo que ganó el negocio en el año. Reúna:

• Reportes de ventas de su programa de contabilidad, su sistema de punto de venta o su herramienta de facturación
• Estados de cuenta de los procesadores de tarjetas y de las aplicaciones de pago
• Los formularios 1099 que recibió de clientes o plataformas de pago, que son los que reportan pagos hechos a usted
• Registros de las ventas en efectivo
• Otros ingresos del negocio, como intereses de las cuentas del negocio

Si su contabilidad se lleva al día cada mes, un estado de resultados de fin de año resume casi todo esto en un solo lugar.

Registros de gastos

Los gastos del negocio pueden reducir el ingreso sobre el que paga impuestos, pero solo si están documentados. Lleve:

• Recibos y facturas de las compras del negocio
• Facturas de renta, luz, agua, seguros, teléfono e internet
• Programas, suscripciones y honorarios profesionales
• Registros de lo que les pagó a contratistas

Si a veces usa una tarjeta personal para compras del negocio, o la cuenta del negocio para gastos personales, menciónelo. Es mejor aclararlo con su preparador que adivinar.

Contratistas y formularios 1099 que usted emitió

Si les pagó a contratistas independientes, lleve una lista de a quién le pagó y cuánto, junto con copias de los formularios 1099 que haya emitido. Su preparador le puede decir si a cada persona le correspondía un formulario.

Registro de millas

Si usa un vehículo para el negocio, lleve su registro de millas. Un buen registro muestra la fecha, a dónde fue, el motivo de negocio y las millas recorridas. Lleve también los gastos del vehículo, como gasolina, reparaciones y seguro. Su preparador le explicará qué forma de deducir los gastos del vehículo le conviene.

Estados de cuenta, nómina y pagos que ya hizo

Estados de cuenta del banco, tarjetas y préstamos

Lleve los estados de cuenta de todas las cuentas bancarias, tarjetas de crédito y préstamos del negocio de todo el año. Con ellos, su preparador puede confirmar que los ingresos y gastos de sus registros coinciden con lo que realmente pasó por sus cuentas. Los estados de fin de año de los préstamos también muestran cuánto pagó de intereses.

Registros de nómina

Si tiene empleados, lleve los reportes de nómina de fin de año de su proveedor o programa de nómina, copias de los formularios W-2 que entregó y las declaraciones de impuestos de nómina que se presentaron durante el año. Si alguien más le lleva la nómina, normalmente le puede dar estos reportes.

Pagos estimados de impuestos

Si hizo pagos estimados durante el año, lleve el registro de cada uno: la fecha, el monto y si fue al IRS o al estado. Sirven los correos de confirmación o los estados de cuenta donde aparece el pago. Es fácil olvidarse de estos pagos, y si falta uno, puede parecer que usted debe más de lo que en realidad debe.

Equipo, vehículos y otras compras grandes

Las compras grandes muchas veces se reportan de forma distinta a los gastos de todos los días. Lleve los registros de:

• Equipo, herramientas, computadoras, muebles o vehículos que compró durante el año, con la fecha y el precio
• Lo que vendió, cambió o dejó de usar en el negocio
• Documentos de préstamo o financiamiento de esas compras

Su preparador verá cómo se reporta cada compra. A usted solo le toca asegurarse de que no falte ninguna.

Prepárese con Choice

En Choice trabajamos con nuestros clientes a distancia, así que lo más práctico suele ser compartir sus documentos escaneados, en fotos claras o en PDF. Por favor, no nos envíe documentos de impuestos por el formulario de contacto de la página. Le explicaremos cómo hacérnoslos llegar.

Si ya llevamos su contabilidad cada mes, buena parte de la información de ingresos y gastos estará organizada antes de su cita. Esa es una de las ventajas prácticas de la contabilidad mensual. La preparación de impuestos de negocios en Choice empieza desde $300, y la de impuestos personales desde $200. Si tiene dudas sobre qué llevar, escríbanos en español o en inglés y con gusto le ayudamos a empezar.

Escrito por el equipo de Choice Business Advisors, una firma de contabilidad, impuestos y asesoría con sede en Utah que atiende a pequeños negocios en todo Estados Unidos, en español e inglés.