Contabilidad para empresas de limpieza

Un negocio de limpieza suele vivir de muchos pagos pequeños. Una casa cada martes, una oficina dos veces por semana, una limpieza de mudanza el sábado. Cada pago es pequeño, pero juntos son todo el negocio. Y los gastos salen con la misma frecuencia: productos, gasolina, ayudantes. Cuando la contabilidad se lleva mes a mes, usted puede ver cuánto le deja cada cliente y si sus precios cubren lo que de verdad le cuesta trabajar. Aquí le explicamos qué tiene de especial la contabilidad para un negocio de limpieza y cómo Choice Business Advisors puede ayudarle, en español o en inglés.

Muchos pagos pequeños de muchos clientes

Los clientes de limpieza pagan de muchas formas: en efectivo, con cheque, por aplicaciones de pago, con tarjeta o por transferencia. Unos pagan por adelantado, otros después, y algunos se olvidan. Cuando el dinero llega por varios lados, es fácil perder la cuenta de quién ya pagó y quién no.

Una buena contabilidad junta todo en un solo lugar. Cada mes, los depósitos del banco y de las aplicaciones se relacionan con los clientes que pagaron. Así usted puede ver:

• Qué clientes están al corriente y cuáles le deben
• Cuánto le deja cada cliente fijo en un mes o en un año
• Si los trabajos de una sola vez, como las limpiezas profundas o de mudanza, valen el tiempo que le toman

Las aplicaciones de pago merecen atención especial. El dinero puede quedarse en la aplicación antes de pasar al banco, y en el camino se descuentan comisiones. Sus libros deben mostrar la venta completa y la comisión, no solo lo que llegó al banco.

Separar el dinero del negocio del dinero personal

Muchos negocios de limpieza empiezan con una persona, un carro y una tarjeta de débito. El mandado de la casa y los productos del trabajo terminan en el mismo recibo. La gasolina del fin de semana y la del trabajo salen de la misma cuenta.

Separar el dinero del negocio del personal es de las cosas que más ayudan. Una cuenta de banco y una tarjeta solo para el negocio simplifican la contabilidad, hacen que sus informes sean más exactos y facilitan la temporada de impuestos. Si hoy todo está mezclado, es algo muy común. Se puede ordenar, y es más fácil corregirlo de aquí en adelante que desenredarlo cada mes.

Productos, millaje y precios con números reales

Productos y equipo

Los productos de limpieza, el papel, los guantes y las bolsas de basura son gastos de todos los días. Guarde los recibos, aunque sean pequeños; una foto con el celular sirve. Las aspiradoras, las máquinas para alfombras y otras herramientas duran más que una caja de guantes, y las compras grandes pueden registrarse de otra manera que los gastos del día a día.

Millaje

Manejar de un trabajo a otro es un costo real en este negocio. Un registro sencillo de millaje, con la fecha, a dónde fue, para qué y cuántas millas manejó, es el tipo de registro que respalda lo que usted reporta. Puede ser una libreta o una aplicación, siempre que lo mantenga al día.

Precios basados en sus propios costos

Muchos dueños ponen sus precios al tanteo o copiando lo que cobran otros. Con la contabilidad mensual, usted puede fijar sus precios con base en sus propios costos. Cuando sabe cuánto gasta en productos, gasolina y mano de obra, puede hacerse preguntas como estas:

• ¿Lo que me paga este cliente cubre lo que me cuesta atenderlo?
• ¿Cuánto tengo que cobrar para pagarle a un ayudante y todavía ganar?
• ¿Vale la pena ese cliente que está al otro lado de la ciudad?

Esas respuestas salen de sus libros, no de un cálculo al aire.

Pagar a sus ayudantes mientras el negocio crece

Pasar de trabajar solo a tener una cuadrilla es un paso grande. Cuando otras personas le ayudan a limpiar, necesita registros claros de a quién le pagó, cuánto y cuándo.

Si un ayudante es empleado o contratista independiente depende de cómo se da la relación de trabajo. Es una decisión que conviene tomar con cuidado y con buena información, no algo que se resuelva leyendo una página web. Lo que sí podemos decir es que en los dos casos se necesitan registros:

• Para contratistas, pida sus datos antes del primer pago, muchas veces con el formulario W-9, y guarde el registro de cada pago.
• Para empleados, hay que configurar la nómina para que el pago, las retenciones y las declaraciones de nómina queden en orden.

Pagarles a los ayudantes en efectivo sin dejar registro complica todo más adelante. Choice también ofrece apoyo con la nómina si llega a necesitarlo.

Los impuestos y cómo trabaja Choice con usted

Cuando los ingresos y los gastos se registran cada mes, la preparación de impuestos es más ordenada. Los recibos ya están organizados, el millaje ya está anotado y no tiene que reconstruir el año con los estados de cuenta del banco. También puede planear sus impuestos durante el año en lugar de esperar al final.

Choice Business Advisors tiene su sede en Utah y trabaja a distancia con pequeños negocios en todo Estados Unidos, en español y en inglés. Kirby trabaja con los clientes en contabilidad, informes y dudas del negocio, y Noah se enfoca en la preparación y revisión de impuestos. La contabilidad mensual cuesta desde $200 al mes, y la suscripción de QuickBooks se paga aparte. El precio depende del trabajo necesario.

Hablemos de su negocio

Ya sea que limpie por su cuenta o que tenga una cuadrilla, tener los números claros facilita la siguiente decisión. Cuéntenos cómo funciona su negocio hoy y en qué siente que las cuentas están desordenadas. Escríbanos en español o en inglés y vemos juntos qué le puede ayudar.

Escrito por el equipo de Choice Business Advisors, una firma de contabilidad, impuestos y asesoría con sede en Utah que atiende a pequeños negocios en todo Estados Unidos, en español e inglés.