Contabilidad para contratistas de construcción

La contabilidad de un contratista no se parece a la de una tienda o una oficina. El dinero entra por obra, muchas veces en partes, y sale cada semana para pagarle a la cuadrilla, a los subcontratistas y a los proveedores. Un contratista puede tener trabajo todo el año y aun así no saber cuáles obras le dejaron ganancia. Una contabilidad mensual bien llevada responde esa pregunta. Aquí le explicamos qué tiene de especial la contabilidad en la construcción y cómo Choice Business Advisors puede ayudarle, en español o en inglés.

Costos por obra: cuánto le dejó cada proyecto

Llevar los costos por obra (en inglés, job costing) significa registrar los ingresos y los gastos de cada proyecto, no solo los del negocio en general. Cuando cada factura, cada compra de material y cada pago a un subcontratista quedan asignados a una obra, usted puede ver:

• Cuánto cotizó y cuánto le costó de verdad el trabajo
• Qué tipo de obras le dejan mejor margen
• Dónde se pasó del presupuesto, por ejemplo en horas de trabajo o en materiales que no estaban en el estimado

Sin esa información, todas las obras se mezclan. La ganancia de un proyecto puede tapar la pérdida de otro. Con ella, su próxima cotización se basa en números reales y no en la memoria.

No tiene que ser complicado. Para muchos contratistas pequeños, empieza con una costumbre sencilla: anotar el nombre de la obra en cada recibo, cada factura y cada cobro.

Materiales, herramientas y equipo

Después de la mano de obra, los materiales suelen ser el gasto más grande de una obra. Las cuentas con proveedores, las compras con tarjeta y las devoluciones se acumulan rápido. Algunas cosas ayudan:

• Guardar los recibos y los estados de cuenta de los proveedores, y asignarlos a cada obra
• Registrar las devoluciones y los créditos, para que el costo de la obra no se vea más alto de lo que fue
• Separar el material de una obra específica de los suministros que usa en todos lados

Las compras grandes, como un tráiler, una camioneta de trabajo o maquinaria, normalmente se manejan de otra manera que los gastos del día a día, tanto en sus libros como en su declaración de impuestos. Registrarlas bien desde que las compra evita dudas más adelante.

Subcontratistas: los papeles que conviene guardar

Muchos contratistas contratan a otros oficios para una parte del trabajo. Cada pago a un subcontratista es un gasto del negocio y debe registrarse en la obra que corresponde. También ayuda tener un archivo para cada subcontratista con:

• Su nombre legal o el nombre de su negocio, y su dirección
• Sus datos de contribuyente, que normalmente se piden con el formulario W-9 antes del primer pago
• Copias de sus facturas y el registro de cada pago
• Los certificados de seguro que usted les pida

Al final del año, es posible que tenga que reportar lo que les pagó a algunos subcontratistas. Si la información se reúne desde el principio y los pagos se registran a tiempo, ese paso es mucho más fácil. Nadie quiere andar buscando en enero el W-9 de alguien que trabajó con usted en abril.

Anticipos, pagos por avance y el hueco en el flujo de efectivo

Los contratistas casi nunca cobran todo de una vez. Hay un anticipo para empezar, pagos según el avance de la obra y un pago final. Algunos clientes retienen una parte hasta que el trabajo queda terminado; a eso se le suele llamar retención (retainage).

Mientras tanto, la cuadrilla y los subcontratistas esperan su pago cada semana o cada quincena, y los proveedores mandan sus cuentas con sus propias fechas. Ahí se abre un hueco. Una obra puede ser rentable en papel y aun así dejar apretada la cuenta del banco.

La contabilidad mensual le ayuda a ver ese hueco antes de que lo tome por sorpresa. Con los libros al día, usted sabe:

• Quién le debe dinero y desde cuándo
• Cuánto les debe a proveedores y subcontratistas
• Qué parte de un anticipo ya corresponde a trabajo hecho y qué parte es por trabajo que todavía falta

Con esa información puede planear la nómina, decidir cuándo comprar material y dar seguimiento a los pagos atrasados con más tranquilidad.

Impuestos y nómina

Los impuestos y la nómina dependen de los libros. Si sus ingresos y gastos se registran cada mes, la preparación de impuestos es más ordenada y hay menos sorpresas al cerrar el año. También puede planear sus impuestos durante el año con base en números reales, en lugar de esperar al final.

Si tiene empleados, la nómina también se conecta con el costo de cada obra. La mano de obra es una parte importante de lo que cuesta un proyecto, así que la nómina debe reflejarse en sus libros de una forma que usted entienda. Choice también ofrece apoyo con la nómina si quiere ayuda para configurarla o mantenerla en orden.

Cómo trabaja Choice con contratistas

Choice Business Advisors tiene su sede en Utah y trabaja a distancia con pequeños negocios en todo Estados Unidos. Atendemos en español y en inglés, así que usted o la persona que lleva su oficina pueden preguntar en el idioma que prefieran. Kirby trabaja con los clientes en contabilidad, informes y dudas del negocio. Noah se enfoca en la preparación y revisión de impuestos.

La contabilidad mensual cuesta desde $200 al mes, y la suscripción de QuickBooks se paga aparte. El precio depende del trabajo necesario, por ejemplo cuántas cuentas y cuántas obras maneja. Si tiene la contabilidad atrasada, el servicio para ponerla al día empieza en $200.

Hablemos de su negocio

Si quiere saber cuáles obras le están dejando dinero y a dónde se va el efectivo, con gusto conversamos. Cuéntenos cómo funciona su negocio hoy y qué se le ha hecho difícil llevar al día. Escríbanos en español o en inglés y vemos juntos qué le puede ayudar.

Escrito por el equipo de Choice Business Advisors, una firma de contabilidad, impuestos y asesoría con sede en Utah que atiende a pequeños negocios en todo Estados Unidos, en español e inglés.