La contabilidad mensual es el trabajo de registrar y organizar, mes a mes, el dinero que entra y sale de su negocio. Cada venta, factura, pago y transferencia queda anotado en su lugar, para que las cifras se puedan revisar y convertir en informes. No es lo mismo que declarar impuestos, pero es la base que hace mucho más fácil preparar la declaración y tomar decisiones.
¿En qué consiste la contabilidad?
La contabilidad tiene menos que ver con hacer cuentas y más con poner orden. En un mes normal, el trabajo suele incluir:
- Registrar los ingresos y gastos de sus cuentas bancarias, tarjetas de crédito y aplicaciones de pago
- Clasificar cada movimiento en una categoría, como materiales, renta o gasolina
- Conciliar las cuentas, es decir, comprobar que sus registros coincidan con los estados de cuenta del banco y de las tarjetas
- Mantener separados los gastos del negocio y los gastos personales
- Preparar informes financieros que resuman lo que pasó en el mes
La mayoría de los pequeños negocios lleva sus cuentas en un programa como QuickBooks. El programa ayuda, pero no sabe por sí solo si un gasto quedó en la categoría correcta o si falta algo. Para eso hace falta una persona que sepa qué revisar.
¿Por qué cada mes y no solo una vez al año?
Muchos dueños de negocio esperan a la temporada de impuestos para ordenar todo el año de una sola vez. Se puede hacer, pero cuesta más trabajo. Los recibos se pierden, ya nadie se acuerda de qué era cada cargo y las dudas se acumulan.
Con la contabilidad mensual, el trabajo se mantiene pequeño y al día. Los movimientos de cada mes se revisan cuando los detalles todavía están frescos. Si algo no cuadra, como un depósito que falta o un cargo duplicado, se detecta a tiempo y no meses después.
Además, sus números están listos cuando los necesita, no solo en temporada de impuestos. Por eso la contabilidad mensual es el servicio principal de Choice Business Advisors: es una relación de trabajo continua, no un proyecto de una vez al año.
Lo que puede ver con sus cuentas en orden
Cuando la contabilidad está al día, usted puede responder preguntas sobre su negocio con datos reales y no con suposiciones. Por ejemplo:
- ¿Mi negocio está ganando dinero? El estado de resultados (también llamado estado de pérdidas y ganancias) muestra sus ingresos, sus gastos y lo que queda al final del mes, del trimestre o del año.
- ¿En qué se me va el dinero? Con los gastos bien clasificados, puede ver qué costos están creciendo y cuáles podría reducir.
- ¿Qué tiene el negocio y qué debe? El balance general muestra su efectivo, lo que le deben sus clientes y lo que usted debe a otros.
- ¿Cómo voy comparado con antes? Con registros constantes, puede comparar un mes o un año con otro y notar tendencias.
Los informes solo sirven si usted los entiende. Parte de una buena contabilidad es contar con alguien que le explique con palabras sencillas lo que significan las cifras y que responda sus preguntas.
La relación entre la contabilidad y los impuestos
La declaración de impuestos se prepara a partir de sus registros financieros. Si las cuentas están en orden todo el año, la preparación empieza con cifras limpias y conciliadas, no con una caja de recibos y un montón de estados de cuenta.
Una contabilidad ordenada le ayuda a:
- Tener sus ingresos y gastos documentados cuando llegue el momento de declarar
- No dejar fuera gastos del negocio solo porque nunca se registraron
- Responder preguntas sobre su declaración con registros que respalden las cifras
- Planificar durante el año en lugar de llevarse sorpresas al momento de declarar
En Choice, Kirby trabaja con los clientes en la contabilidad y los informes, y Noah se enfoca en la preparación y revisión de impuestos. Como los dos trabajan en la misma firma, su contabilidad y su declaración se preparan con el mismo conocimiento de su negocio.
Cómo le ayuda en las decisiones del día a día
La contabilidad no es solo para la declaración. Tener números actualizados le ayuda con decisiones que toma durante todo el año:
- Si le alcanza para contratar a alguien o comprar equipo
- Si sus precios cubren sus costos
- Cuánto dinero apartar para los meses flojos o para pagos que se acercan
- Qué información le podría pedir un banco o un socio
Sin registros ordenados, esas decisiones muchas veces se toman mirando el saldo del banco y por intuición. Con ellos, puede ver el panorama real antes de decidir.
Hablemos de su negocio
Si su contabilidad está atrasada, o si la lleva usted mismo y le gustaría tener apoyo, con gusto lo conversamos. La contabilidad mensual en Choice empieza desde $200 al mes, y la suscripción de QuickBooks se paga aparte. Puede ver cómo funciona la contabilidad mensual o escribirnos en español o en inglés para empezar la conversación.
Preguntas sobre este tema
¿Cuál es la diferencia entre un bookkeeper y un contador?
Los dos trabajan con las finanzas del negocio. El bookkeeper se encarga de registrar y organizar los movimientos del día a día. El trabajo contable más amplio incluye revisar e interpretar esos registros, preparar informes y atender los impuestos, y todo eso parte de una contabilidad diaria bien llevada.
Si ya uso QuickBooks, ¿para qué necesito ayuda con la contabilidad?
QuickBooks guarda y organiza sus registros, pero alguien tiene que clasificar bien los movimientos, conciliar las cuentas y revisar los informes. Muchos dueños de negocio usan el programa y cuentan con alguien que se asegura de que la información esté completa y correcta.
Tengo la contabilidad atrasada. ¿Todavía puedo empezar con el servicio mensual?
Sí. Primero se ponen al día los meses pendientes, y en Choice ese servicio empieza desde $200. Cuando las cuentas ya están al día, la contabilidad mensual las mantiene así.
¿Me pueden atender en español?
Sí. Kirby habla español e inglés con fluidez, así que puede hacer sus preguntas y revisar sus informes en el idioma en que se sienta más cómodo.
Escrito por el equipo de Choice Business Advisors, una firma de contabilidad, impuestos y asesoría con sede en Utah que atiende a pequeños negocios en todo Estados Unidos, en español e inglés.