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Los dueños posponen cambiar de contador por una razón simple: temen perder algo en el cambio. El archivo, el historial, la contraseña que nadie anotó. El miedo es razonable y el remedio es una lista corta. Hecho en el orden correcto, un cambio toma unos días y lo deja con mejores registros que los que tenía.
Señales de que es hora
Los libros siempre van atrasados. Recibe un reporte, si lo recibe, meses después de que terminó el mes. Las preguntas tardan una semana en responderse o regresan llenas de tecnicismos. El saldo bancario del archivo contable no cuadra con el banco. La temporada de impuestos es una carrera cada año. O la señal más simple: no entiende sus propios números y nadie le ayuda a entenderlos.
Nada de eso significa que la persona sea mala contadora. Significa que el arreglo no funciona para usted, y con eso basta.
Elija el momento
El punto más limpio para cambiar es justo después de que cierra un mes, y el más limpio de todos es el inicio de un año nuevo, cuando los libros del año anterior están terminados y la declaración presentada. Así el contador anterior completa un periodo entero y el nuevo empieza otro entero, y nadie discute de quién es un mes a medio hacer.
Lo que no debe hacer es esperar a abril. Un cambio en plena temporada de impuestos significa que el nuevo contador aprende su negocio mientras prepara una declaración con los registros de otro. Si el momento es forzado, se puede hacer, pero planee primero una revisión corta de puesta al día.
Qué reunir antes de decir algo
Junte esto mientras la relación actual sigue siendo cordial:
- Acceso de administrador a su archivo de QuickBooks Online, a su propio nombre y correo. El archivo debe pertenecer al negocio, no al contador. Si la suscripción está a nombre de él, pida transferirla.
- Copias de las declaraciones del negocio y personales de los últimos dos o tres años.
- Acceso en línea o estados de cuenta descargados de cada cuenta bancaria, tarjeta de crédito y préstamo.
- Los registros de nómina si tiene empleados: el acceso al proveedor de nómina, las últimas presentaciones y los formularios de cada empleado.
- El catálogo de cuentas y cualquier nota sobre cómo se clasifican las cosas.
- Una lista de facturas de clientes abiertas y cuentas por pagar pendientes al último mes cerrado.
- Accesos o números de cuenta de las cuentas estatales: impuesto sobre ventas, retenciones, seguro de desempleo.
Si no puede conseguir alguna, anote cuál. El nuevo contador sabrá qué hacer al respecto.
Cómo va la transición
Un buen contador nuevo empieza con una revisión, no con captura de datos. Mira el último mes cerrado, verifica si las cuentas bancarias y las tarjetas están conciliadas y compara los saldos contables con los estados de cuenta. A partir de eso le dice una de tres cosas: los libros están limpios y puede empezar el mes que viene; hay que corregir algunas cosas primero; o los registros necesitan reconstruirse por un periodo, lo que es un trabajo aparte de puesta al día con su propio precio.
Después acuerden qué termina el contador anterior. Normalmente es el mes en curso y cualquier presentación ya en marcha. Ponga la fecha por escrito: "usted se encarga de todo hasta el 31 de octubre, la nueva firma empieza el 1 de noviembre".
Irse con profesionalismo
Avise al contador anterior por escrito, agradézcale y pida una entrega final: la última conciliación, cualquier papel de trabajo y la confirmación de que usted tiene los accesos. La mayoría coopera; que la relación termine bien importa si más adelante surge una pregunta sobre un año anterior. Si alguien se niega a devolverle su archivo o su acceso, el archivo sigue siendo suyo, y los estados de cuenta pueden reconstruir cualquier cosa que se retenga.
Cuánto cuesta
Pregunte a la nueva firma si la revisión inicial es parte del precio mensual o un cobro aparte, y cuánto costaría un periodo de puesta al día si hace falta. En Choice la revisión es la base con la que escribimos su propuesta, y la contabilidad atrasada se cobra desde $200 solo cuando de verdad hay meses anteriores que reconstruir. La contabilidad mensual empieza después en $200 al mes según las ventas anuales, con toda la transición hecha a distancia, en español o en inglés. La página de contacto es donde empieza.
Preguntas sobre este tema
¿Pierdo mi historial de QuickBooks al cambiar?
No, si el archivo le pertenece. El nuevo contador se agrega como usuario contador en el mismo archivo y el anterior se elimina; todas las transacciones pasadas se conservan.
¿El nuevo contador puede corregir los errores del anterior?
Sí. La revisión inicial los encuentra, y o bien se hacen correcciones pequeñas en el periodo actual o un trabajo de puesta al día reconstruye los meses afectados.
¿Tengo que cambiar también de preparador de impuestos?
No necesariamente, pero es más sencillo cuando la misma firma lleva los libros y prepara la declaración, porque la declaración parte entonces de registros en los que ya confía.
Escrito por el equipo de Choice Business Advisors, una firma de contabilidad, impuestos y asesoría con sede en Utah que atiende a pequeños negocios en todo Estados Unidos, en español e inglés.